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Como conduzir uma reunião de negócios é uma das principais dúvidas que observo no empreendedorismo. Como fazer a equipe comprar sua ideia, como vender um projeto, como ser estratégico neste comunicação? 10 passos práticos para você:

Preparação da Reunião

#1 Definindo Objetivos

Primeiramente, é crucial estabelecer um objetivo claro para a reunião, alinhando as expectativas e focando a atenção dos participantes.

#2 Comunicando a Pauta

Em segundo lugar, enviar a pauta com antecedência permite que os participantes se preparem mentalmente, potencializando o processo criativo.

Eleve a expectativa dos participantes. Te darei um exemplo que aplico sempre nos treinamentos corporativos: crio um grupo com os participantes e peço para todos se apresentarem e interagirem, e elevo a expectativa do que irão aprender.

Início da Reunião

#3 Introdução Estratégica

Além disso, tenha em mente que seja em uma reunião de negócios, palestras, lives ou vídeos. É na introdução que você irá ganhar a atenção do público. Para isso:

  • Fale objetivamente sobre o que irá trabalhar
  • Utilize de agrupamento para organizar as ideias
  • Tenha energia e postura para se comunicar

#4 Estabelecendo Regras

Posteriormente, definir regras de engajamento claras otimiza a dinâmica da reunião, facilitando uma comunicação eficiente e minimizando mal-entendidos.

Por exemplo: Como a reunião irá funcionar? Que momento abrirá para perguntas? Quanto tempo de duração?

Responda estas perguntas e oriente os participantes da reunião para que sua condução seja efetiva. Outro ponto importante é…

Condução Efetiva

#5 Storytelling e Participação

Por exemplo, utilizar técnicas de storytelling engaja emocionalmente, enquanto promover a participação ativa incentiva o pensamento crítico e a solução colaborativa de problemas.

E ao longo da reunião, você pode utilizar as duas propostas para instigar os participantes. Apenas, seja coerente na organização destas ideias!

#6 Visualização e Pausas

Em seguida, a aplicação de recursos visuais facilita a compreensão rápida, e fazer pausas estratégicas permite que o cérebro dos participantes assimile as informações apresentadas.

Quer um exemplo prático?

Se você irá apresentar algum gráfico, com números e resultados. Como você pensa que será melhor a absorção desta informação? Por imagens ou só falando?

Com certeza a imagem será um ótimo apoio para a compreensão da proposta.

Comunicação e Feedback

#7 Empatia e Gestão de Conflitos

Além disso, praticar empatia e gerenciar conflitos de forma positiva constrói um ambiente de trabalho coeso e inovador. Sempre se coloque no lugar do outro!

#8 Encorajando o Feedback

Por outro lado, encorajar o feedback ativa áreas cerebrais ligadas ao aprendizado e à satisfação, reforçando a motivação e o comprometimento com os resultados da reunião.

Conclusão e Follow-up

#9 Resumo e Documentação

Consequentemente, finalizar com um resumo claro e enviar um follow-up por escrito ajuda na retenção da informação e no alinhamento da equipe.

#10 Avaliação e Ajuste

Finalmente, avaliar a eficácia da reunião e ajustar as práticas conforme necessário demonstra um compromisso com a melhoria contínua e respeito pelas diversas formas de pensar.

Conduzir uma reunião de negócios não é apenas uma questão de logística e planejamento, mas também de compreender profundamente a psicologia e a neurociência por trás da comunicação humana e interação. Lembre-se disso!

E para ir além… Assista:

Gislene Isquierdo / Revisão do texto: Renata Monteiro